تحويل المستندات إلى بيانات دون إدخال يدوي

في كثير من الشركات، يقضي موظفون أكفاء جزءاً من كل يوم في نقل المعلومات من المستندات إلى الأنظمة: فواتير الموردين إلى نظام تخطيط الموارد (ERP)، ونماذج الطلبات إلى نظام إدارة العملاء (CRM)، وتواريخ العقود إلى جدول بيانات. إنه عمل متكرر، والخطأ فيه سهل، ونادراً ما يكون هو المهمة الحقيقية لأي أحد.

تجمع معالجة المستندات اليوم بين التعرّف الضوئي على الحروف (OCR)، الذي يقرأ النص على الصفحة أو الصورة الممسوحة، ونماذج اللغة التي تفهم معنى هذا النص. ومعاً يمكنهما قراءة المستند واستخراج الحقول المطلوبة وإدخالها في أنظمتك، مع مراجعة بشرية لما يهمّ.

أين تنجح هذه الأتمتة

تنجح أتمتة المستندات أكثر ما تنجح عند توافر ثلاثة شروط:

• المستندات متكررة. الفواتير وأوامر الشراء ومذكرات التسليم ونماذج انضمام الموظفين والمطالبات والطلبات تصل مرة بعد مرة وتحمل في الغالب المعلومات نفسها.
• الحقول واضحة. يمكنك تحديد ما تحتاجه: المورد، والتاريخ، والإجمالي، والضريبة، والرقم المرجعي، وبنود الفاتورة.
• هناك وجهة محددة. تذهب البيانات إلى مكان معيّن، مثل نظام ERP أو CRM أو برنامج محاسبة أو جدول بيانات مشترك.

كما تتعامل مع مستندات يصعب على الأدوات الجامدة القائمة على القوالب التعامل معها: تصاميم مختلفة من موردين مختلفين، ونسخ ممسوحة ضوئياً، وصور ملتقطة بالهاتف، ومستندات بالعربية والإنجليزية.

العقود والاتفاقيات الطويلة حالة مختلفة قليلاً. فالهدف فيها عادة هو استخراج الشروط الأساسية، مثل الأطراف والتواريخ ومدد التجديد والإشعار والمبالغ، والإشارة إلى البنود غير المعتادة لمراجعتها، بدلاً من إدخال البيانات تلقائياً.

المراجعة البشرية جزء من التصميم

الهدف ليس إخراج الناس من العملية، بل نقلهم من الطباعة إلى التدقيق. والمسار المصمَّم جيداً:

• يستخرج كل حقل ويعرضه بجوار موضعه في المستند الأصلي؛
• يطبّق قواعد تحقق، كأن يتأكد من أن مجموع البنود يساوي الإجمالي، وأن المورد موجود في نظام ERP، وأن التاريخ ضمن نطاق منطقي؛
• يرسل المستندات السليمة لاعتماد سريع، ويحيل المستندات المشكوك فيها إلى مراجع؛
• يسجّل من اعتمد ماذا، ليبقى هناك سجل تدقيق واضح.

ومع الوقت، تكشف تصحيحات المراجعين المواضع التي تحتاج فيها القواعد أو التعليمات إلى تحسين.

خطّط للاستثناءات

لكل مسار مستندات استثناءاته: ملاحظة مكتوبة بخط اليد، أو صفحة ناقصة، أو إشعار دائن بدلاً من فاتورة، أو مستند أُرسل مرتين. حدّد مسبقاً ما يحدث لكل نوع. ومن الخيارات الشائعة: تعليق المستند، أو طلب نسخة أوضح من المرسل، أو إحالته إلى شخص محدد. قائمة استثناءات لها مسؤول واضح أفضل بكثير من نظام يخمّن.

كيف تبدأ

ابدأ بنوع واحد من المستندات، لا بجميعها:

1. اختر مستنداً يتعامل معه فريقك كل أسبوع وله نظام وجهة واضح.
2. اجمع عيّنة تمثيلية، بما فيها المستندات غير المرتبة.
3. حدّد الحقول وقواعد التحقق، واتفقوا على من يراجع ماذا.
4. شغّل المسار الجديد بالتوازي مع العملية الحالية لبضعة أسابيع وقارن النتائج.
5. قِس الوقت المستغرق والأخطاء والاستثناءات قبل اتخاذ قرار التوسع.

قِس نقطة البداية أولاً. على سبيل المثال، إذا كان فريق يقضي 10 ساعات أسبوعياً في إعادة إدخال الفواتير، فهذه هي نقطة الأساس للمقارنة (رقم توضيحي، وليس معياراً).

الخطوة التالية

تبني Firasa AI حلول معالجة المستندات والتعرّف الضوئي على الحروف وأتمتة سير العمل التي تملأ أنظمتك نيابة عنك، متصلة بنظام ERP أو CRM الذي تستخدمه. لتحديد أول مستند يستحق الأتمتة، احجز استشارة مجانية مدتها 30 دقيقة، أو صِف تحديك في مصمّم الحلول بالذكاء الاصطناعي على صفحتنا الرئيسية.