كيف تختار أول سير عمل تؤتمته بالذكاء الاصطناعي
معظم مشاريع الذكاء الاصطناعي التي تتعثر لا تفشل لضعف التقنية، بل لأن سير العمل الأول كان اختياراً خاطئاً: واسعاً أكثر من اللازم، أو عالي المخاطر، أو لا يمكن قياس نتيجته. اختيار سير العمل الأول بعناية أهم من اختيار النموذج نفسه.
في مشاريعنا نبدأ عادةً من العملية لا من الأداة. وفيما يلي طريقة بسيطة لتقليص قائمة طويلة من الأفكار إلى فكرة واحدة.
ابدأ بمهام حقيقية تتكرر
اطلب من كل فريق أن يكتب المهام التي يكررها كل أسبوع، بوصف ملموس: "نسخ فواتير الموردين إلى نظام تخطيط الموارد"، "الرد على استفسارات واتساب عن التوفر خارج ساعات العمل"، "إعداد تقرير الاثنين من خمسة جداول بيانات".
هدف مثل "استخدام الذكاء الاصطناعي في خدمة العملاء" ليس سير عمل بعد. سير العمل له نقطة انطلاق، وخطوات محددة، وشخص يقوم به اليوم، ونتيجة يمكن رؤيتها.
خمسة أسئلة لكل فكرة مرشحة
- الحجم. كم مرة تتكرر المهمة؟ مهمة تُنجز مئات المرات شهرياً تسترد تكلفة أتمتتها أسرع بكثير من مهمة تُنجز مرتين في الربع.
- القواعد. هل يستطيع أحد أن يشرح طريقة إنجازها؟ إذا كان الموظف المتمرس قادراً على وصف الخطوات والاستثناءات المعتادة، فيمكن بناء نظام يتبعها. أما إذا كانت كل حالة تتطلب اجتهاداً شخصياً، فهي ليست مشروعاً أول.
- توفر البيانات. هل المدخلات رقمية ويمكن الوصول إليها، مثل رسائل البريد وملفات PDF ونظام إدارة العملاء ومجلد مشترك؟ إذا كانت المعلومات في أذهان الموظفين أو على الورق، يتحول المشروع الأول دون أن تشعر إلى مشروع بيانات.
- المخاطر. ماذا يحدث إذا أخطأ النظام؟ رد مُعدّ مسبقاً يعتمده موظف منخفض المخاطر. أما تعديل السجلات أو تحويل الأموال دون مراجعة فعالي المخاطر. ابدأ من الطرف الأقل خطورة، مع خطوة اعتماد بشري حيث يلزم.
- نتيجة قابلة للقياس. هل يمكنك عدّ النتيجة؟ ساعات العمل، وزمن الاستجابة، ونسبة الأخطاء، وحجم الأعمال المتراكمة. إذا لم تستطع قياس الوضع الحالي، فلن تستطيع إثبات ما تغيّر.
طريقة تقييم بسيطة
قيّم كل فكرة من 1 إلى 5 في كل سؤال، مع إعطاء درجة أعلى للمخاطر الأقل. اجمع الدرجات الخمس لتحصل على مجموع من 25.
على سبيل المثال، قد يقيّم فريق ثلاث أفكار على النحو التالي (درجات توضيحية وليست معياراً):
- إدخال فواتير الموردين: الحجم 5، القواعد 4، البيانات 4، المخاطر 4، القياس 5، المجموع 22.
- استفسارات واتساب خارج ساعات العمل: الحجم 4، القواعد 4، البيانات 3، المخاطر 4، القياس 5، المجموع 20.
- مراجعة العقود: الحجم 2، القواعد 2، البيانات 3، المخاطر 2، القياس 3، المجموع 12.
الأرقام ليست دقيقة، ولا داعي لأن تكون كذلك. قيمة هذا التمرين أنه يدفع الفريق إلى مناقشة كل عامل بصراحة. وعندما تتقارب درجات فكرتين، اختر الفكرة التي لها مسؤول واضح وأقصر طريق إلى الأنظمة التي تستخدمها فعلاً.
علامات تحذيرية
- لا يوجد مسؤول عن العملية من بدايتها إلى نهايتها.
- يعتمد سير العمل على أنظمة غير مترابطة بعد.
- النجاح يتطلب أن يكون الذكاء الاصطناعي محقاً في كل مرة دون استثناء.
- لم يُسأل الموظفون الذين يقومون بالعمل اليوم.
خطوتك التالية
بعد اختيار الفكرة الأولى، دوّن الوضع الحالي ومعيار النجاح قبل بناء أي شيء، واجعل النسخة الأولى محدودة النطاق. يستغرق المشروع التجريبي المركّز عادةً من 8 إلى 12 أسبوعاً، وينتهي بنظام يعمل فعلياً لا بعرض تقديمي.
إذا أردت رأياً ثانياً في قائمتك المختصرة، احجز استشارة مجانية مدتها 30 دقيقة، أو صِف التحدي في مصمّم الحلول الذكي على صفحتنا الرئيسية لترى كيف سنتعامل معه.
